Cách thức quản lý mua hàng trong Odoo

Các thông tin về nhà cung cấp hoặc các đơn mua hàng sẽ giúp người dùng quản lý các cuộc đàm phán giá, hóa đơn nhà cung cấp, kiểm soát, xử lý hóa đơn hàng hóa và đồng bộ hóa tất cả các tài liệu.

Bài viết này sẽ mang đến cho bạn một cái nhìn hoàn chỉnh về cách Odoo xử lý quy trình mua hàng bao gồm 5 hoạt động chính như sau:

  1. Gửi yêu cầu chào giá cho nhà cung cấp
  2. Xác nhận mua hàng
  3. Tiến hành nhận và kiểm tra chất lượng của sản phẩm
  4. Kiểm tra và thanh toán hóa đơn nhà cung cấp

YÊU CẦU BÁO GIÁ

Người dùng đi đến Mua hàng > Mua hàng > Yêu cầu Báo giá

Tại danh mục này, người dùng có thể kiểm tra được toàn bộ các yêu cầu báo giá đã được soạn ra. Hệ thống cung cấp một số kiểu xem cho người dùng như xem dưới định dạng danh sạch, kanban hay là calendar.

Tiếp đến, người dùng nhấn vào nút Tạo để tạo một yêu cầu báo giá mới. Hệ thống sẽ mở ra một form để người dùng có thể điền thông tin.

Các thông tin bắt buộc người dùng cần điền vào bao gồm:

  • Nhà cung cấp: người dùng sẽ chon từ một danh sách trỏ xuống
  • Bảng giá: hệ thống sẽ chọn bảng giá mua hàng mặc định (VND)
  • Chú ý: Bạn có thể thay đổi hoặc tạo bảng giá riêng áp dụng cho từng nhà cung cấp. 
  • Sản phẩm: nhấn vào Thêm một dòng, chọn sản phẩm bạn sẽ mua từ nhà cung cấp này. Khi bạn đã lựa chọn sản phẩm, Odoo sẽ tự động hoàn thành các trường khác theo form:
    • Đơn vị đo lường của sản phẩm: được lấy từ trường Đơn vị đo của sản phẩm trong các form của sản phẩm
    • Miêu tả: theo ngôn ngữ của nhà cung cấp
    • Ngày theo kế hoạch: được tính từ ngày đặt hàng và thời gian giao hàng của nhà cung cấp (sẽ được tính riêng cho từng sản phẩm)
    • Đơn giá: lấy theo bảng giá của nhà cung cấp
    • Các loại thuế: được lấy từ thông tin thiết lập trên form của sản phẩm hoặc form của nhà cung cấp

Nhấn vào LƯU (nếu bạn chỉ muốn lưu giữ dưới dạng soạn thảo) ==> đơn hàng sẽ được lưu tại Yêu cầu báo giá

Người dùng nhấn vào nút GỬI QUA EMAIL, hệ thống sẽ chuyển trạng thái từ Yêu cầu báo giá sang Yêu cầu báo giá đã được gửi, và cũng lúc đó email về đề nghị báo giá cũng được gửi đến nhà cung cấp của bạn

XÁC NHẬN MUA HÀNG

Sau khi có xác nhận từ nhà cung cấp, người dùng tìm đến yêu cầu báo giá và nhấn XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG. Sau đó, đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái ĐƠN HÀNG MUA. Tại thời điểm này người dùng sẽ không thể thay đổi các thông tin trong đơn hàng.

Tại thời điểm xác nhận đơn hàng, hệ thống sẽ tạo ra một Phiếu thu để người dùng có thể tiến hành nhận hàng vào kho. Chú ý: Nếu người dùng mua dịch vụ từ nhà cung cấp, hệ thống sẽ không tạo ra một phiếu nhận hàng. Không có lệnh nhận dịch vụ tương đương với một lệnh nhận hàng (Dịch chuyển kho).

NHẬN VÀ KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM

Để tìm lại đơn hàng cũ, người dùng sử dụng menu Mua hàng > Mua hàng > Đơn mua hàng. Sau đó, người dùng dùng công cụ tìm kiếm (Search Engine) của odoo để tìm đơn hàng (có thể dự vào tên sản phẩm, số hiệu đơn hàng, v.v).

Người dùng mở đơn hàng và nhấn vào nút Phiếu thu. Hệ thống sẽ mở form Phiếu nhận hàng để người dùng có thể tiến hành nhập hàng vào kho

Hoặc, người dùng sử dụng menu Kho, tìm đến box Nhận hàng

Sau khi nhấn vào nút 1 TO PROCESS, người dùng sẽ thấy danh sách các phiếu thu đang ở trạng thái sẵn sàng để nhập kho

Người dùng cũng có thể xoá bộ lọc Sẵn sàng để thấy toàn bộ danh sách phiếu nhận hàng có trong hệ thống.

KIỂM TRA VÀ THANH TOÁN HOÁ ĐƠN NHÀ CUNG CẤP

Để kiểm soát hoá đơn của nhà cung cấp, Odoo cung cấp hai chính sách kiểm soát được cấu hình trong form sản phẩm là theo đơn mua hàng hoặc theo số lượng nhận hàng thực.

  • Kiểm soát theo đơn mua hàng
    • Hệ thống sẽ tự động tạo ra một hóa đơn dự thảo của nhà cung cấp khi đơn hàng được xác nhận. Bạn có thể có được một danh sách các hoá đơn dự thảo bằng cách sử dụng menu Lên hoá đơn > Nhà cung cấp > Nhiều hoá đơn và dùng chức năng tìm kiếm/ bộ lọc để tạo điều kiện nhằm tìm kiếm các hóa đơn bạn cần.

Sau khi nhận được một hóa đơn giấy từ nhà cung cấp, người dùng cần đối chiếu, xác nhận nó với hóa đơn được tạo ra bởi hệ thống như kiểm tra giá và số lượng. Khi các hóa đơn được xác nhận, ghi sổ kế toán các khoản các chi phí mua hàng và được tự động nhập vào hệ thống.

Các hoá đơn sẽ tự động chuyển về trạng thái Đã thanh toán khi bạn thực hiện thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp.

Đây là phương pháp kiểm soát hoá đơn thường được sử dụng trong các công ty dịch vụ, vì số tiền ghi trên hoá đơn tương ứng với số tiền trong đơn mua hàng. Trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, công ty thường làm việc với hóa đơn kiểm soát dựa trên đúng với phiếu giao nhận hàng.

  • Kiểm soát theo số lượng hàng nhận vào

Khi người dùng lựa chọn phương thức này, hệ thống sẽ không tạo hoá đơn ở trạng thái dự thảo ngay sau khi xác nhận đơn hàng. Sau khi nhận hàng, người dùng quay lại đơn mua hàng, chọn Create Bill, số lượng hàng hoá trên hoá đơn sẽ được hiển thị dựa vào đúng với số lượng trên phiếu nhận hàng.

Hóa đơn mới được tạo ra ở trạng thái dự thảo và cho phép bạn sửa đổi nó trước khi xác nhận hóa đơn. Hoá đơn này sau đó cũng được xử lý giống như việc kiểm soát hóa đơn từ đơn hàng. Một khi các hóa đơn chuyển đến bộ phận kế toán, kế toán viên chỉ việc so sánh các hóa đơn dự thảo để kiểm soát những hàng hóa và hóa đơn giấy mà nhà cung cấp chuyển đến cho bạn.